Die Beurkundung bedeutet die Verkörperung einer im Rechtsverkehr zum Beweis bestimmten und geeigneten menschlichen Gedankenerklärung.
Bei einer Beurkundung durch einen Notar (gemäß § 128 BGB) nimmt dieser nach Belehrung der Erschienenen deren Erklärungen ihm gegenüber in eine von ihm zu errichtende Urkunde aus. Diese Niederschrift trägt er den Erschienenen vor, welche sie genehmigen und eigenhändig unterschreiben müssen. Der Notar unterschreibt anschließend selbst und bestätigt mit seiner Unterschrift, dass die vor ihm erschienenen Personen die Erklärungen ihm gegenüber so abgegeben haben, wie er sie niedergelegt hat. Das Beurkundungsgesetz regelt dazu die Einzelheiten.
Die notarielle Urkunde ist eine so bezeichnete „öffentliche“ Urkunde, dies bedeutet, sie erbringt den vollen Beweis für die beurkundete Erklärung oder Tatsache. Beim Notar verbleibt das Originaldokument – die Urschrift -, der es in seiner Urkundenrolle verwahrt. Für den Rechtsverkehr erteilt er den Beteiligten Ausfertigungen oder beglaubigte Abschriften.
Im Gegensatz dazu bestätigt ein Notar bei einer bloßen Beglaubigung der Unterschrift (siehe auch § 129 BGB) nur die Echtheit der vollzogenen Unterschrift, indem er auf der Urkunde vermerkt, wer die dort angebrachte Unterschrift in seinem Beisein vollzogen oder anerkannt hat. Hiermit beglaubigt er also lediglich, dass eine bestimmte Person eine bestimmte Unterschrift geleistet hat. Nur soweit reicht auch die Beweiskraft der Unterschriftsbeglaubigung, sie erstreckt sich also insbesondere nicht auf den Text der unterschriebenen Erklärung oder dessen Inhalt. Die mögliche Beurkundungsformel lautet: Die vorstehende Urkunde enthält den mir mitgeteilten Parteiwillen und ist von den Parteien bzw. dem Vertreter selbst gelesen, als richtig anerkannt und unterzeichnet worden.
Für bestimmte Beurkunden oder Beglaubigungen können neben dem Notar auch weitere Personen bestellt werden, die allgemein als Urkundspersonen bezeichnet werden. Neben den Konsularbeamten der deutschen Auslandsvertretungen sind hierbei zu erwähnen:
- die Standesbeamten, welche für die Beurkundungen von Geburten, Eheschließungen, Lebenspartnerschaften und Sterbefälle zuständig sind
- die Urkundspersonen der Jugendämter, welche für die Beurkundungen von Vaterschaftsanerkennungen, Unterhaltsverpflichtungen sowie Sorgeerklärungen zuständig sind
- die Urkundspersonen der Betreuungsbehörde, die für die Beglaubigungen von Unterschriften oder Handzeichen unter Vorsorgevollmachten und Betreuungsverfügungen zuständig sind
- in einigen Bundesländern sind nach Landesrecht für Unterschriftsbeglaubigungen auch weitere Personen bestellt, z.B. die Ortsgerichtsvorsteher in Hessen und die Ratsschreiber von Baden-Württemberg.
